سیستم سازی دفتر املاک

صاحبین دفاتر املاک نیز باید سیستم سازی مربوط به شغلشان را داشته باشند. هدف نهایی از سیستم سازی آن است که با حداقل حضور فیزیکی در دفتر کار، تمام کارها به بهترین شکل ممکن پیش رود. شاید افراد ندانند که سیستم سازی در دفتر املاک چقدر ضرورت دارد ولی با پیاده سازی آن بسیاری از مشکلات حل خواهد شد. بسیاری از مدیران دفتر املاک بیشتر ساعات روز را در دفترشان فعالیت می کنند و بر این باورند که با افزایش ساعت کاریشان می توانند همه امور دفتر را به خوبی به پایان برسانند.

این دسته از افراد باور نکرده اند که تمام کار آفرینان دنیا زندگی کامل متفاوتی دارند بنابراین راز راندمان حداکثری در دفتر املاک لزوما بیشتر کارکردن نیست بلکه تمام مدیران موفق که املاک بزرگ را اداره می کنند با اصطلاح سیستم سازی آشنایی دارند. اگر به دفتر املاکتان مانند یک سیستم نگاه کنید، آنگاه می توانید با ایجاد تغییراتی باعث رشد آن شوید.

مهم ترین گام در سیستم سازی املاک و مستغلات

یکی از مهم ترین گام‌ها در سیستم‌سازی املاک، مدیریت دقیق اطلاعات است. این شامل ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به املاک، اجاره‌نامه‌ها، قراردادها، تعمیرات و نگهداری‌ها و سایر اطلاعات مربوط به مستغلات است. استفاده از نرم‌افزارها و سامانه‌های مدیریت املاک می‌تواند در این زمینه کمک بسیاری به مدیران املاک کند.

دوره ی سیستم سازی در املاک

افرادی که قصد توسعه کسب و کار خود را در این زمینه دارند بهتر است در یک دوره آموزشی سیستم سازی املاک و مستغلات برای آموزش حرفه ای در تجارت خود شرکت کنند. در این دوره ها موضوعاتی مانند ایجاد پروتکل های ارتباطی مشتری، توسعه استراتژی های بازاریابی، پیاده سازی سیستم های مدیریت دارایی، و ایجاد فرآیندهای ردیابی مالی را در آموزش مشاور املاک پوشش می دهند.

شرکت‌کنندگان در این دوره ها یاد خواهند گرفت که چگونه در کار خود ساده‌سازی کنند، خطاها را کاهش دهند، و یک کسب‌وکار املاک و مستغلات سازمان‌یافته‌تر ایجاد کنند. به طور کلی هدف از شرکت در این دوره ها و مشاوره ها کمک به متخصصان املاک برای بهبود کارایی، ثبات و عملکرد کلی در تجارت خود از طریق سیستم‌سازی مؤثر می باشد.

سیستم فایلینگ در املاک

سیستم فایلینگ به مجموعه ای از روش ها و استراتژی می گویند که می تواند باعث تمایز شما با سایر مشاورین املاک شود. یک مشاور املاک حرفه ای و خوب بدون برخورداری از فایل های مناسب نمی تواند در کسب و کار خود موفق شود.

سیستم فایلینگ در املاک یک راه حل ساده برای مدیریت دقیق اطلاعات در دنیای پویای املاک بوده زیرا از بسیار اهمیت بسیار بالایی برخوردار است بنابراین یکی از راه‌حل‌های برتر برای بهبود مدیریت اطلاعات در این صنعت، استفاده از سیستم فایلینگ مناسب است. یکی از دلایل اهمیت این سیستم در صنعت املاک، دسترسی سریع به اطلاعات، اسناد، قراردادها و اطلاعات مشتریان است. سیستم فایلینگ که به صورت منظم و منطقی اطلاعات را ذخیره و دسته‌بندی می‌کند، به مدیران املاک کمک می‌کند تا اطلاعات را به طور سریع و آسان پیدا کرده و مدیریت کنند.

لازم به ذکر است که بگوییم فایل های املاک و مستغلات معمولا متنوع و دسته بندی شده هستند و ویژگی های مختلفی را ارائه خواهند داد که هر کدوم برای دسته ای از مشتریان جذاب هستند که اگر با ویژگی های یک فایل خوب آشنایی نداشته باشید و همچنین نتوانید فایل های خوبی رو به دست بیاورید بعد از مدت کوتاهی قادر به ادامه در کار خود نخواهید بود.

دپارتمان سازی املاک

دپارتمان سازی املاک یکی دیگر از روش های موثر برای بهره‌وری بالاتر و افزایش سود در صنعت املاک است. دپارتمان سازی املاک به معنای تقسیم یک ملک بزرگ به واحدهای کوچک‌تر است  که می‌تواند از امکانات مشترکی مانند پارکینگ، استخر و غیره استفاده کند.

مزایای دپارتمان سازی املاک

در این قسمت قصد داریم به مزایای این روش در صنعت املاک و مستغلات اشاره کنیم:

افزایش درآمد:

با دپارتمان‌سازی املاک، مالکان ملک می‌توانند درآمد خود را افزایش دهند زیرا واحدهای بیشتری را برای اجاره یا فروش در اختیار دارند.

کاهش هزینه‌ها: با تقسیم یک ملک بزرگ به واحدهای کوچک‌تر، هزینه‌های نگهداری و مراقبت از ملک کاهش می‌یابد.

جذب مستاجران:

با ارائه واحدهای مسکونی کوچک‌تر، مالکان ملک می‌توانند به گروه‌های مختلفی از بازار مسکن جذب شوند، از جمله تک‌فرزندان، زوج‌ها و خانواده‌ها.

بنابراین با اجرای دقیق فرآیند دپارتمان‌سازی املاک، مالکان ملک می‌توانند به بهره‌وری بالاتر و سود بیشتر دست یابند. این روش نه تنها برای مالکان ملک بلکه برای جامعه محلی نیز مزایای بسیاری از جمله افزایش ارزش ملک‌ها و جذب سرمایه‌گذاری‌های جدید دارد.

توجه داشته باشید ما فقط به چند نمونه از مزایای دپارتمان سازی در املاک اشاره کردیم.

چرا برخی از مدیران املاک از سیستم سازی در املاک دوری می کنند؟

عوامل متفاوت و متعددی وجود دارد که باعث می شود مدیران املاک از سیستم سازی دوری کنند که به اختصار آنها را توضیح می دهیم که شامل:

پر مشغله بودن

بسیاری از مدیران املاک بسیار پر مشغله هستند که همین ویژگی باعث اشکال در کارشان است زیرا در اینگونه کسب و کار با رعایت سیستم سازی وقت زیادی خواهید داشت و اگر پرمشغله هستید یک جای کار صحیح نیست زیرا نشانه این است که عمده کارهایی که انجام می دهید مربوط به شما نیست.

عدم تمایل به واگذاری کارها

خیلی از مدیران بر این باورند که هیچ کس نمی تواند وظایف آنها را به خوبی خودشان انجام دهد. بنابراین از واگذاری کارها به اعضای دیگر اجتناب می‌کنند. به این نکته نیز توجه داشته باشید که یک مدیر موفق باید برای فکر کردن، برنامه ریزی و طراحی استراتژی باید زمان داشته باشد.

ترس از فناوری

برای موفقت در کارها و همچنین افزایش بازخورد در کارهایتان باید از فناوری‌های  به روز و پیشرفته استفاده کنید. مثلا نرم افزارهایی وجود دارد که به وسیله آن کارها را لیست می کنید و فایل خواهید کرد و هر کار را به کارمند مربوطه واگذار می کنید. و از همین سیستم می توان جهت یاد آوری وظایف و کارها به کارمندان استفاده کرد.